«La planificación en el desplazamiento internacional de trabajadores evita problemas y costes no previstos»

• Aragón Exterior organizó ayer un Desayuno Arex Network en el que se explicó cómo afrontar con garantías la movilidad y qué deben tener en cuenta las empresas a la hora de desplazar empleados a Europa y Latinoamérica.

26/4/18. En la gestión de un proyecto internacional se suele poner el foco en el mercado, en la competencia, en las estrategias de marketing… ¿Pero qué pasa cuando la empresa necesita enviar trabajadores de la compañía a ese país? Aragón Exterior (Arex) organizó ayer, con la colaboración de Ibercaja, una jornada centrada en el desplazamiento internacional de trabajadores. Ante esta necesidad cada vez más creciente, Arex ofrece asesoramiento integral a las empresas.

«El desplazamiento de trabajadores representa una problemática especial en aspectos legales, fiscales, administrativos o de condiciones de trabajo que hay que tener en cuenta y planificar para evitar problemas y porque tienen un coste», resumió ayer Fernando Fernández Cuello, director gerente de Aragón Exterior.

Cuándo se produce desplazamiento

Noelia Hernández, socia directora de Hernández Sánchez Asesores, explicó en la jornada que el desplazamiento internacional de trabajadores «es cada vez más habitual y surgen muchas dudas. Al existir movilidad de personas en la UE pudiera parecer que no se deben realizar gestiones, pero hay que cumplir con la legislación local, con casuísticas concretas y es necesario que las empresas aprendan a planificar esta movilidad».

Las empresas que habitualmente requieren desplazar a trabajadores -ya sean asalariados, autónomos o ’falsos autónomos’- suelen ejercer su actividad en la construcción, consultoría, ingeniería, arquitectura, turismo, transporte y maquinaria y equipamiento industrial. «Las empresas españolas han pasado a un grado superior en la internacionalización, con estructura propia en otros países. Normalmente van a desplazar trabajadores para la puesta en marcha de una filial, para enseñar a la persona que va a estar al cargo en el país, para reparar una maquinaria… o expatrían a un trabajador para que se encargue de esa oficina», apuntó Hernández.

La gestión de desplazamiento de trabajadores no es necesaria, sin embargo, para empleados que realizan una función comercial, export managers, aquellos que se desplazan para visitar a clientes o realizar trámites administrativos… «Siempre depende de la duración del viaje», concretó la consultora.

Hernández recomendó estudiar los requisitos de desplazamiento al país de destino previamente a comenzar un trabajo, como son el coste, plazos y requisitos legales y formales; seleccionar adecuadamente los trabajadores desplazados; estudiar caso por caso ya que pueden existir diferencias por países, regiones o sectores; realizar bien todo el trabajo de documentación ya que las revisiones o visitas al centro de trabajo pueden ser habituales; y prestar atención a las estructuras de subcontratación con empresas extranjeras. Para aquellas empresas que necesiten desplazar trabajadores y no dispongan de mucha experiencia o recursos, Hernández les recomendó recurrir a asesoramiento externo, sobre en los primeros proyectos.

Movilidad en Europa

Los desplazamientos de trabajadores en la Unión Europea están regulados por normativa europea, a los que se asimilan Suiza y el Espacio Económico Europeo (Noruega, Islandia y Liechtenstein). Para la movilidad de trabajadores en esta zona geográfica se deben cumplir con unas condiciones generales, pero también se deben tener en cuenta las especificaciones que puede añadir cada país o sector de actividad.

«Las empresas deben cumplir con la legislación laboral del país durante el desplazamiento: salarios, tiempo de trabajo, periodo de vacaciones, condiciones de seguridad e higiene y horas extra; cumplimentar la documentación necesaria y cumplir con los requisitos administrativos y de notificación con autoridades locales. Además se debe realizar la comunicación y trámites necesarios con la Seguridad Social española. Para que el desplazamiento sea legal, debe existir un cliente en el país de destino que ‘acoja’ a los trabajadores», señaló Hernández.

A estos requisitos generales se suman condicionantes específicos que pueden exigir determinados mercados o sectores. En función del destino o la actividad, las empresas tal vez deban tener también en cuenta cuestiones como la convalidación de títulos, la formación requerida a los trabajadores, los plazos de comunicación con la administración local u obligaciones fiscales o de empadronamiento.

La normativa de la UE establece que los desplazamientos deben tener una duración de hasta 24 meses y, con el certificado A1, se produce un reconocimiento de la cobertura de la Seguridad Social española y asistencia médica de los trabajadores desplazados.

En general, la obligación de notificación es del empleador extranjero (a excepción de la República Checa, que es al cliente a quien se le traslada la responsabilidad) y las gestiones con la administración local se pueden realizar un día antes del desplazamiento (excepto con Portugal, donde se requieren dos días). En algunos países, como Francia, Italia o Alemania, es necesario además un interlocutor que hable idioma local. Las obligaciones son para cualquier tipo de desplazamiento que conlleve un trabajo, aunque para Suecia solo si son de más de cinco días.

Hernández señaló que deben prestar especial atención las empresas del sector de la construcción, ya que en algunos países se solicitan requisitos adicionales y existen diferencias entre convenios colectivos y entre requisitos de seguridad y prevención de riesgos.

El incumplimiento de las obligaciones respecto a la gestión de los desplazamientos también es un tema muy serio: las multas en Irlanda pueden ser de hasta 50.000€; en Alemania, de hasta 30.000€; en Finlandia de hasta 10.000€ y, en Francia, de 2.000€ por empleado.

Latinoamérica

Otra zona geográfica a la que se desplazan numerosos trabajadores desde España es Latinoamérica. «En la mayoría de proyectos, el hecho de poder prever con tiempo cualquier desplazamiento se incrementa aún más si hablamos de Latinoamérica. Ya no se trata de plazos de dos-tres días antes, sino de dos-tres meses antes. Por eso, los departamentos de Recursos Humanos deben integrarse en la gestión de los proyectos», recomendó Montserrat Feliu, socia directora de Feliu N&I & ExpatFe.

«A la hora de planificar, se deben tener en cuenta los convenios bilaterales y multilaterales. En Latinoamérica, por regla general, no tenemos que hacer ninguna visa para hasta 90 días si somos nacionales españoles. La realidad es que muchas empresas van durante estos 90 días a realizar operaciones de trabajo y eso no es correcto, ya que en ese caso sí que habría que pensar en visas de trabajo», apuntó Feliu. «México, sin embargo, permite trabajos técnicos de empresas sin visa (hasta un máximo de 180 días) siempre y cuando no conlleven una remuneración en México. Por su parte, Chile está muy enfocado en la atracción de talento, por lo que facilita visas para perfiles tecnológicos», concretó.

Muchos países regulan que las empresas deben contar con un mínimo de trabajadores locales antes de traer extranjeros. Para gestionar las visas, en muchos mercados latinoamericanos también se exigen certificados de penales, en Uruguay de nacimiento, o registros en la Policía y en el Registro Civil. «Hay que intentar tramitar todas las visas que sean posibles desde los países de origen. Los trámites son un poco más ágiles», aconsejó Feliu.

«Los trabajadores están sometidos a la legislación de la Seguridad Social del país en el territorio donde ejercen su actividad laboral. Si se trata de un desplazamiento temporal a países con los que España tiene convenios bilaterales existe la posibilidad de seguir acogiéndose a la legislación española. Con otros países no existe convenio, lo que implica que tenemos que comunicar a la Seguridad Social que vamos a desplazar a los trabajadores a esos países pero sin ningún convenio».

«A nivel fiscal, debemos analizar si existen beneficios fiscales para los impatriados y hay que cumplir con la normativa de riesgos laborales. En estos países, debemos prever riesgos como la protección integral de los trabajadores y fomentar entre ellos la cultura de la seguridad. Los riesgos pueden ser laborales, sanitarios, de contaminación ambiental, geopolíticos, conflictos internacionales, terrorismo…».

Política y manual de expatriación

Monserrat Feliu aconsejó a las empresas que cuenten con su propia política de expatriación y un manual con normas establecidas para evitar disparidades entre trabajadores que acaban generando problemas internos.

Para elaborar esa política de expatriación, Feliu enumeró seis puntos a seguir:

1. Definir las clases de asignaciones internacionales: corta distancia, larga distancia o international commuters.
2. Definir el perfil y las competencias del expatriado. «Esto nos ayuda a expatriar a las personas adecuadas. Para determinados países necesitas gente con capacidad para sacar adelante el proyecto, con experiencia en la profesión pero también en la vida».
3. Condiciones generales: duración el desplazamiento, unidad familiar incluida, retribución durante la expatriación (remuneración anual, retribución a largo plazo, pago por retribución, complementos de expatriación, gastos extraordinarios, ayuda para vivienda, vehículo, seguro de asistencia médica, asesoramiento legal, colegio, viaje en caso de regreso anticipado, viajes anuales al país de origen…).
4. Conducta profesional y obligaciones del expatriado. «Los desplazados son nuestra imagen en el exterior».
5. Finalización de la asignación internacional: ordinaria o anticipada (por voluntad de la compañía de origen o destino o por acuerdo entre las partes).
6. Acuerdo de expatriación. «Aquí resumimos todas las políticas. Es un acuerdo anexo al contrato laboral del trabajador en el que se acuerdan todos los pactos que van a tener vigor durante el periodo de expatriación».

Feliu también se detuvo en el propio expatriado: «Su elección debe realizarse a través de un proceso de selección (externa o interna) y se le debe informar muy bien de cómo le va a afectar laboralmente, fiscalmente, a su familia… Muchas veces se hace la propuesta sin esa información que es necesaria para el trabajador. El trabajador acepta con una información X que genera que se tuerzan las expectativas y se pierde el enamoramiento inicial con el proyecto. Luego está el riesgo de adaptación», advirtió.

Retorno de expatriados

¿Qué pasa cuando llega el momento del retorno? «Muchas veces se produce una gran pérdida de talento. Se han ido con mejores condiciones económicas y, al retornarles, no se puede improvisar, hay que ver cómo integrar ese talento. Muchas veces el problema es que se aburren y hay un porcentaje alto que acaba con personas que se van de la compañía. Las empresas con vocación internacional suelen buscarles nuevos retos internacionales. Como empresa, hemos invertido mucho dinero y tenemos que ver cómo lo gestionamos».

Por último, Feliu recomendó que al expatriado hay que fijarle expectativas claras y realistas de la asignación, del plan de carrera; mantener una comunicación constante con Recursos Humanos, realizar un seguimiento continuo, no improvisar, apoyar a los cónyuges y dotarse de estrategias específicas para dirigir equipos virtuales.

«Si antes solo exportábamos talento, ahora también importamos», concluyó en referencia a que la figura del impatriado también es cada vez más frecuente.

Implicaciones fiscales

Un tema que preocupa tanto a las empresas como a los trabajadores son los efectos fiscales del desplazamiento. Noelia Hernández, socia directora de Hernández Sánchez Asesores, señaló que el primer punto que tienen que tener claro las empresas es por cuánto tiempo se va a realizar el desplazamiento, para quién se va a trabajar, en qué países y si existen convenios de doble imposición con esos países.

Según la Ley IRPF española, alguien es residente en España si vive en el país más de 183 días o quien radique en España el núcleo principal o la base de sus actividades o intereses económicos, de forma directa o indirecta.

Cuando el desplazamiento de un trabajador supera los seis meses, el trabajador podrá solicitar la residencia fiscal en el extranjero -si le interesa-, para lo que deberá pedir la aprobación de la Agencia Tributaria y comunicarlo al empleador.

La exención de rentas percibidas por artículo 7p de la Ley IRPF establece que dichos trabajos se deben realizar para una empresa o entidad no residente en España o un establecimiento permanente radicado en el extranjero y que en el territorio en que se realicen los trabajos se aplique un impuesto de naturaleza idéntica o análoga a la de este impuesto y no se trate de un país o territorio considerado como paraíso fiscal. La exención se aplicará a las retribuciones devengadas durante los días de estancia en el extranjero, con el límite máximo de 60.100 euros anuales, y es incompatible con el régimen por excesos.

Para la exención de rentas percibidas por régimen de excesos es necesario que el trabajador esté destinado en el extranjero, en el sentido de que su centro de trabajo normal y habitual, no circunstancial, esté situado en el extranjero. Según el Estatuto de los Trabajadores, el periodo de tiempo tiene que ser superior a nueve meses.

Respecto a los autónomos, no son aplicables ni el régimen de excesos ni el 7p porque estas circunstancias son para asalariados. Un autónomo facturará por los servicios prestados durante el desplazamiento y se descontará en su liquidación de impuestos los gastos que soporte para realizar ese trabajo. Tendrá las consecuencias de la aplicación del IVA derivadas del territorio de aplicación en cada proyecto.

Por su parte, las repercusiones fiscales para la empresa son económicas y formales: por una parte se tendrá en cuenta en la negociación del salario durante el desplazamiento ya que habrá cantidades exentas de tributación/cotización o sujetas en otro país; por otra, la empresa debe cumplir con las obligaciones de comunicación en sus declaraciones.

Un caso aragonés: Theleisureway

Fundada en Zaragoza en el año 2009, la empresa Theleisureway ofrece soluciones de ocio a medida para centros comerciales basadas en la experiencia, así como proyectos llave en mano, desde el diagnóstico y la estrategia al periodo de garantía. La compañía ya ha desarrollado proyectos en 20 países.

Mercedes Arraiza, contract manager de la empresa, explicó en la jornada que el año pasado simultanearon dos proyectos en República Checa y Suiza. «Trabajamos con subcontratas y debíamos cumplir con requisitos de gestión de trabajadores, fiscalidad, aduanas…», por lo que contactaron con Aragón Exterior. «Queríamos saber qué teníamos que hacer para que nuestros proyectos se ejecutasen con todas las garantías», apuntó Arraiza.

Uno de los dos proyectos se desarrolló en Lucerna (Suiza): 1.600 metros cuadrados de parque infantil y juegos lúdicos. «Contamos con 50 proveedores -no todos españoles-, de los que 10 tuvieron que hacer trabajos de instalación. Respecto a la fiscalidad, tuvimos que darnos de alta en Suiza, nos exigieron un depósito, un representante en el país… Ha sido un tanto complejo», resumió la responsable de proyectos.

En Praga (República Checa), por su parte, desarrollaron el proyecto Černý Most, con 360 metros cuadrados sobre un concepto selvático. «También ha habido un gran desplazamiento de trabajadores. Casi toda la estructura es de madera y el proveedor desplazó a tres operarios, los montadores enviaron a cuatro operarios… y el cliente solicitó los títulos de todos los operarios».

«En la planificación de un proyecto hay que tener en cuenta todas estas cuestiones porque conllevan desgaste y dinero. En conclusión, se debe planificar el proyecto y contar con asesoramiento especializado en materia laboral y fiscal», señaló Arraiza.

Aragón Exterior puede ayudarle a gestionar su proyecto de desplazamiento internacional de trabajadores. Para recibir asesoramiento personalizado por nuestros expertos, póngase en contacto con nosotros.