Estas plataformas online colaborativas permiten centralizar toda información, personalizarla, revisarla y exportarla según las necesidades de cada cliente o comercial.
Si la información es poder, tenerla bien clasificada, centralizada, accesible y escalable es una ventaja competitiva innegable. Cuando se habla del catálogo de productos de una empresa, la respuesta está en el PIM, Product Information Management. Aragón Exterior organizó ayer un nuevo webinar #ArexDigital en el que Andrés Vicente García, responsable de operaciones de eBusiness & Marketing Internacional en Inycom, explicó en qué consiste el PIM, qué ventajas aporta para la eficiencia, productividad y gestión de productos. Inycom es una empresa aragonesa que opera en los sectores de la tecnología de la información y la salud, con más de 800 trabajadores en varios países.
Cuando el sistema tradicional se vuelve insostenible
«¿Cuánto tiempo invierten las empresas en gestionar sus fichas de producto? Ser más eficiente nos permite ahorrar tiempo para vender más», apuntó Vicente García. El consultor de Inycom recordó que se suele trabajar con archivos de excel en los que se va volcando la información de los productos de forma manual, pero esta forma de trabajar se puede volver insostenible cuando la empresa quiere abordar correctamente mercados internacionales o diversos canales digitales. «Si a la propia información del producto le sumamos los datos para el ecommerce, para un sinfín de marketplaces -cada uno demandando información concreta-, diversos idiomas -incluyendo incluso las distintas variantes del español para Latinoamérica-, información que nos pide un comercial para un mercado concreto… podemos llegar a tener miles de variables sobre un mismo producto», explicó.
«El corazón y la esencia de lo que se vende suelen estar desmembrados entre diversas fuentes (ERP, excels, FTPs, ordenadores propios…) y en raras ocasiones se cuenta con una herramienta para poder gestionar todas las variables», apuntó Vicente García. Con la internacionalización y la multicanalidad -tanto analógica como digital-, «cada día tenemos nuevos mercados y nichos que atender y necesitamos adaptarnos con la máxima flexibilidad, eficiencia y rapidez. Gracias al PIM tenemos acceso instantáneo a toda la información para solucionar cualquier necesidad relacionada con los catálogos de producto, desde maquetar con Indesign a crear catálogos para plataformas específicas».
En el proceso de actualización de la información también participan cada vez más diversos actores que influyen en cómo debemos presentar la información (marketing, exportación, ecommerce, comercial, agentes en otros mercados…). «Colaborar y coordinarnos es fundamental si queremos tener información de calidad para adaptar correctamente nuestros productos a todos los canales de venta», señaló el representante de Inycom.
PIM: qué es y qué soluciona
Los PIM (Product Information Management) permiten centralizar, organizar, analizar, revisar y conectar toda la información de cada producto de la empresa para poder darle la salida que se necesite en cada ocasión, ya sea una plataforma online, un catálogo impreso o cualquier otro soporte. La solución PIM permite centralizar todas las fuentes en una sola, así como editar y completar la información con total libertad; permite controlar todos los atributos del producto para detectar errores y falta de información; y permite adaptar el contenido, conectarlo y exportarlo a diferentes canales de venta, catálogos y distribución. «PIM es multicanal, multi-idioma y multi-cliente», resumió Andrés Vicente García.
Estas herramientas online también permiten una colaboración real entre los distintos equipos de la compañía (marketing, comercial, exportación…), facilitando el acceso y la edición de los contenidos de las fichas -previa asignación de perfiles y permisos-. Además, estas plataformas destacan por ser ‘user-friendly’, por lo que la curva de aprendizaje suele ser mínima.
La ‘santa trinidad’: ERP, CRM y PIM
«El PIM es el tercer pilar, junto al CRM y el ERP, en la digitalización de las organizaciones. Estas tres herramientas forman una ‘santa trinidad’ que cubre todos los ámbitos de actividad relacionados con la venta y la mejora de procesos», afirmó Andrés Vicente García. «En el ERP, el activo es el ciclo productivo del producto y la eficiencia radica en la gestión interna, la producción y la logística; en el CRM, el activo es el cliente, mejorando la eficiencia en la gestión de la relación de la organización con sus clientes; y en el PIM, el activo es el atributo de la ficha de producto, optimizando la experiencia de producto. El PIM es el siguiente paso en la evolución de las organizaciones», remarcó.
Proceso de implantación de un PIM
El flujo de trabajo para adaptar el catálogo de productos a una plataforma PIM sería el siguiente:
- Recopilar toda la información de ficheros Excel, del ERP, vídeos, imágenes, traducciones…
- Importar esa información a la plataforma PIM, concediendo accesos y capacidades de edición tanto a personal interno (marketing, internacional, comercial, ecommerce…) como a terceros (traductores, distribuidores, agentes comerciales…).
- Se organizaría la información y analizaría para evitar cualquier error.
- Distribución de los catálogos (con total personalización de idiomas, productos, contenidos…) a través de canales propios (catálogos digitales, ecommerce propio, ficheros Excel…) como de terceros (marketplaces como Amazon, Aliexpress, Ebay…) y empresas distribuidoras.
¿A quién benefician las herramientas PIM?
El potencial del PIM presenta mucho potencial para cuatro perfiles, a juicio del representante de Inycom: fabricantes de producto no diferenciado con baja necesidad de marketing; fabricantes de producto con alta necesidad de marketing, importadores / mayoristas; y supermercados, retailers y distribuidores.
«Son perfiles que manejan gran cantidad de volumen de productos y que necesitan informar a sus clientes y distribuidores de su portfolio adaptándose a las necesidades de cada uno. La clave reside en el flujo y calidad de la información. Esta herramienta permite solventar carencias para que la información que llegue al importador, al distribuidor y al consumidor, independientemente del canal, sea la que realmente se quiere transmitir», señaló.
¿Qué soluciones PIM existen y qué tener en cuenta para elegir una?
En el mercado ya existen muchas soluciones PIM, cada una con sus puntos fuertes en según qué áreas o funciones. Entre otras plataformas se encuentran Akeneo, Sales Layer, Salsify, Riversand, Plytix, InRiver PIM, Pimcore, Catsy, Agility Multichannel, Syndigo,… G2 y Capterra cuentan con comparadores de las distintas soluciones que existen actualmente en el mercado. Todas suelen ser tecnologías cloud, un servicio SAAS escalable según las necesidades de cada empresa (SKUs, número de usuarios y número de conectores).
¿Qué cuestiones se deben tener en cuenta a la hora de elegir e implantar estas soluciones PIM? «Son herramientas críticas porque afecta a cómo gestionar las fichas de producto», explicó Vicente García, que señaló que dentro de la organización se deben tener en cuenta cuatro cuestiones: el equipo de trabajo que gestionará el PIM («Debe contar con mentalidad estratégica, abierta y ágil; visión de negocio y promoción y deben participar todos los responsables de las áreas implicadas»); el potencial de integración del PIM con el resto de herramientas tecnológicas que ya utiliza la empresa («No hay que olvidar que la implantación del PIM establece nuevos procesos de gestión»); el potencial de negocio que aporta a la empresa («PIM posibilita cambiar la forma de trabajar y ser más participativos con los distribuidores y comerciales, así como identificar necesidades y sinergias. De cara a la internacionalización, favorece además las traducciones a múltiples idiomas y personalizar con contenido local para cada mercado»); y, por último, cómo ayudará a mejorar la eficiencia en la organización y su estrategia («PIM permite tener un patrón comunicativo centralizado y común y ayuda a ser más eficientes con el tiempo, facilitando así la expansión y consolidación en otros mercados internacionales»).
Conectividad
Otra de las fortalezas de las plataformas PIM es que ayudan a trabajar la estrategia multicanal, ya que permiten conectar a través de APIs con las principales herramientas de ecommerce (Magento, Prestashop, WooCommerce…) y plataformas de ventas online para automatizar los catálogos.
Si algún marketplace cambia los campos que requieren para publicar productos en sus plataformas, la adaptación de los contenidos desde el PIM es rápida y sencilla, ya que permite importar esos campos y conectarlos con la información correspondiente que esté volcada en los productos o añadirla si fuera necesario.
«Además se pueden crear catálogos instantáneos para un cliente concreto con un enlace único», facilitando así mucho la labor comercial para mostrar los productos que realmente interesan a un cliente concreto según el país.
